Gestión de congresos
Servicios
La FGUCLM cuenta con un departamento de gestión de congresos que ofrece un servicio profesional y especializado en la realización de este tipo de eventos.
La ayuda que la FGUCLM le ofrece en este ámbito abarca todos los servicios necesarios para la organización de este tipo de eventos, entre ellos:
- Gestión económica del congreso o evento.
- Tramitación de ayudas y colaboraciones, públicas o privadas, para su financiación.
- Elaboración de materiales de promoción (trípticos, cartelería, páginas web, etc…).
- Servicios de secretaría técnica: gestión de inscripciones, documentación, acreditación y emisión de diplomas.
- Servicios de secretaría administrativa: Gestión de ingresos de las inscripciones, facturación on line, cobros, balance y liquidación de la actividad.
- Atención logística a ponentes y asistentes: restauración, programa de actos sociales, necesidades de viaje y alojamiento
Desde este esquema de trabajo la Fundación asume todas las actuaciones relacionadas con la gestión económica, administrativa y logística de un congreso, jornada o simposio, ofreciendo una gestión integral y flexible, adaptada a las necesidades del comité organizador, que garantice el éxito de la iniciativa.
Detalle de servicios
Servicio de planificación
- Análisis de la viabilidad del proyecto, elaboración del presupuesto global del congreso.
- Creación de un calendario y plan de acción definiendo responsabilidades.
Comunicación y difusión
- Coordinación y creación de la página web del congreso y actualización de contenidos.
- Imagen gráfica y documentos corporativos del congreso.
- Apoyo en las acciones de comunicación, promoción y difusión.
- Contratación y gestión del material impreso: cartelería, rotulación, señalización y decoración.
- Compra del dominio específico para la página web del evento.
Presupuesto y gestión financiera
- Tramitación, en colaboración con la dirección del evento, de subvenciones.
- Formalización de convenios, acuerdos y contratos de prestación de servicios.
- Gestión y formalización de patrocinios, donaciones, expositores, etc.
- Asesoramiento sobre aspectos fiscales.
- Gestión en línea de inscripciones y emisión de facturas personalizadas y/o institucionales.
- Control de gastos: autorización de pedidos y pagos a proveedores y conferenciantes.
- Presentación del estado de cuentas del congreso y liquidación del presupuesto.
Lugar de celebración, actos paralelos y apoyo durante el congreso
- Asesoramiento sobre equipamientos y necesidades propias del congreso.
- Búsqueda y reserva de espacios para la realización de las jornadas y/o congreso.
- Planificación de visitas con los organizadores, expositores y patrocinadores.
- Adecuación de espacios según necesidades (mostradores, paneles para la exposición de póster, mobiliario diverso, etc.).
- Solicitud de presupuestos, contratación y organización de los servicios relacionados con la logística y operativa del congreso: equipos técnicos, servicios audiovisuales, catering y restauración, imprenta, servicio de interpretación, traducción, merchandising, cartelería, señalización, rotulación, etc.
- Propuesta y contratación de los actos sociales y culturales del congreso (cena del congreso, aperitivo de bienvenida, visitas guiadas, etc.)
- Planificación y coordinación del personal necesario para la organización del congreso: apoyo administrativo, azafatas, etc.
Gestión de los participantes
- Atención y comunicación personalizada con los asistentes para todas las cuestiones relativas a la inscripción, alojamiento, programa social, traslados e información general sobre el lugar donde se celebra el congreso.
- Apoyo durante todo el proceso de inscripción en línea. Envío automático de confirmaciones.
- Cobro de las cuotas de inscripción a través de transferencia bancaria, paypal o tarjeta de crédito mediante una conexión segura, reclamación de pagos pendientes. Envío de confirmación por los servicios contratados.
- Visados: envío de cartas de invitación en coordinación con la organización.
- Preparación y producción de la documentación del congreso para los asistentes: acreditaciones, tickets, bolsas, carpetas, certificados de asistencia, listados…
Conferenciantes, comité científico y organización
- Envío de cartas de invitación y acuerdos de colaboración.
- Coordinación de la inscripción, planificación de los traslados y reserva de viajes, alojamientos de acuerdo con las indicaciones de la organización.
- Gestión individual y personalizada de los planes de viaje.
- Liquidación de gastos de viaje y honorarios.